A avaliação das necessidades de treinamento é a primeira etapa do processo de design de treinamento e tem como objetivos: a) determinar se o treinamento é mesmo necessário; b) definir para quem se destina a atividade ou o programa; c) compreender para quais tarefas o treinamento deve ser desenvolvido; e d) identificar feedbacks e necessidades do mercado, ou stakeholders externos, sobre a(s) necessidade(s).
Quando a avaliação das necessidades de treinamento não é adequadamente realizada, ou possui dados incorretamente analisados, uma, ou mais, das seguintes situações, acontecem:
O treinamento pode ser usado incorretamente como uma solução para um problema de performance;
Os programas de treinamento podem ter conteúdo, objetivos, ou métodos inadequados às necessidades e características do público e/ou do negócio;
Os funcionários podem ser enviados para programas de treinamento para os quais não possuem as habilidades básicas, isto é, os pré-requisitos, o interesse, ou a confiança, necessários para aprender;
O treinamento pode não gerar o aprendizado esperado; a mudança de comportamento; ou os resultados financeiros que a empresa almeja;
O dinheiro pode ser gasto em programas de treinamento desnecessários por não estarem relacionados à estratégia de negócios da empresa;
A área de treinamento pode ter a sua credibilidade, ou a eficácia, questionada
A participação dos stakeholders no processo
É importante a participação dos stakeholders, ou seja, dos profissionais da organização que têm interesse em treinamento e desenvolvimento; dos líderes e gerentes; instrutores e funcionários; que são os usuários finais do aprendizado, inclusive de clientes e fornecedores, quando a tarefa ou o processo em foco os atinge ou os envolve de alguma maneira.
Fases do processo
O processo de avaliação das necessidades de treinamento, para ser bem sucedido, deve incluir as seguintes fases:
Seguem sugestões de perguntas que devem ser respondidas nas respectivas fases:
Métodos usados na avaliação de necessidades
Vários métodos são usados na avaliação de necessidades de treinamento, incluindo: observar os funcionários realizando o trabalho; usar a tecnologia, como, por exemplo, os dados dos sistemas de call center ou histórico de atividades no Learning Management System (LMS); propor a leitura de manuais técnicos e outras documentações; entrevistar especialistas na tarefa, ou no assunto; conduzir grupos focais com os especialistas; solicitar aos especialistas que preencham pesquisas destinadas a identificar as tarefas, competências (conhecimento, habilidades e atitudes); e outros.
Não há um método para a avaliação de necessidades melhor do que outro, pois variam conforme o tipo de informação e o nível de detalhe fornecido. Portanto, é indicada a utilização de vários métodos, num mesmo processo, pois, assim, os dados coletados podem ser analisados de forma holística, resultando num trabalho detalhado e com maior margem de acerto.
Conclusão
O treinamento é provavelmente a melhor solução para um problema de performance e preparar os funcionários para novas tarefas ou processos.
A avaliação de necessidades de treinamento é uma ação indispensável e o primeiro passo para se compreender o ponto de pressão, ou o problema existente, e identificar a melhor solução, que poderá ser a formação, o aperfeiçoamento ou desenvolvimento dos profissionais.
Referências
BROWN, Kenneth G.; SITZMANN, Traci. Training and employee development for improved performance. 2011.
NOE, Raymond A.; KODWANI, Amitabh Deo. Employee training and development. 7e. McGraw-Hill Education, 2018.
WORLD ECONOMIC FORUM. PRICEWATERHOUSECOOPERS. Upskilling for shared prosperity. World Economic Forum, Geneva, 2021. Disponível em: https://www.weforum.org/reports/upskilling-for-shared-prosperity. Acesso em: 17 jan. 2022.